Samuraj IT i drukarki, o których nikt nie myśli. Dlaczego bezpieczeństwo danych w firmie zaczyna się w najmniej oczywistym miejscu?

W wielu firmach bezpieczeństwo IT jest dziś na naprawdę wysokim poziomie. Serwery są zabezpieczone, dostęp do systemów kontrolowany, użytkownicy uwierzytelnieni. Wszystko działa tak, jak powinno. A przynajmniej takie sprawia wrażenie.

Bo nikt nie dostrzega, że gdzieś w rogu, przy ekspresie do kawy, stoi ona – drukarka.

Niepozorna i zupełnie… niechroniona. 

Tymczasem to właśnie przez nią codziennie przechodzą dokumenty, które zawierają personalia klientów, informacje finansowe czy umowy. Dane, których wypłynięcie miałby bardzo poważne konsekwencje.

W świecie, w którym zagrożenia nie znikają, a tylko zmieniają formę, prawdziwy „samuraj IT” wie jedno: firmowe dane są tak bezpieczne jak najsłabsze ogniwo – a bardzo często nie znajduje się ono tam, gdzie wszyscy patrzą. 

Największa luka w bezpieczeństwie nie stoi w serwerowni 

W większości firm bezpieczeństwo danych zaczyna się i kończy na tych samych elementach: komputerach, serwerach i systemach IT. To tam wdraża się polityki dostępu, szyfrowanie, backupy i monitoring. To tam koncentruje się uwaga działów IT i to właśnie te obszary najczęściej przechodzą audyty bezpieczeństwa.

Dzięki temu powstaje poczucie kontroli. Infrastruktura jest uporządkowana, dostęp do danych ograniczony, użytkownicy uwierzytelniani. Wszystko działa zgodnie z procedurami.

Problem w tym, że codzienny obieg informacji w firmie nie kończy się na komputerach i serwerach. 

Dokumenty są przecież drukowane, skanowane, kopiowane, wysyłane dalej i zapisywane w różnych lokalizacjach. W tym właśnie miejscu do gry wchodzą urządzenia biurowe, które bardzo często funkcjonują gdzieś na marginesie polityki bezpieczeństwa.

Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne w wielu organizacjach nadal nie są traktowane jak pełnoprawny element infrastruktury IT, lecz jak zwykłe narzędzie pracy. Coś, co ma po prostu działać. 

I właśnie tutaj pojawia się luka, której na pierwszy rzut oka nie widać.

Drukarka, która udaje mebel, a działa jak komputer w sieci 

Nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne nie ma wiele wspólnego z prostą drukarką sprzed lat. To już nie jest „maszyna do papieru”, tylko pełnoprawny komputer podłączony do sieci firmowej.

W środku znajduje się:

• • dysk, na którym zapisywane są dane i zadania,

• • system operacyjny,

• • zestaw usług sieciowych,

• • pamięć dokumentów, historii wydruków i skanów.

Do tego dochodzą funkcje, które na co dzień wydają się oczywiste:

• • skanowanie do e-maila,

• • zapis do folderów sieciowych,

• • integracja z usługami chmurowymi,

• • udostępnianie dokumentów między użytkownikami.

Z perspektywy użytkownika to wygoda. Z perspektywy IT – kolejny punkt przetwarzania danych w firmie.

Problem polega na tym, że drukarka bardzo często nie jest traktowana jak inne urządzenia w sieci. Nie zawsze podlega tym samym zasadom konfiguracji, monitoringu czy kontroli dostępu. A przecież ma dostęp do tych samych informacji i działa w tym samym środowisku.

Dlatego warto spojrzeć na nią inaczej:

• drukarka to nie jest sprzęt biurowy,
• to pełnoprawny element infrastruktury IT, który – tak jak serwer czy komputer – wymaga świadomego podejścia do bezpieczeństwa.
  

  Samuraj IT widzi więcej niż inni

Samuraj IT doskonale zdaje sobie z tego sprawę. W firmach może zajmować różne stanowiska: szefa działu IT, administratora, specjalisty od bezpieczeństwa. Jest kimś, kto odpowiada nie tylko za to, żeby system działał, ale przede wszystkim za to, żeby firma nie traciła kontroli nad swoimi informacjami.

Rola Samuraja IT nie polega wyłącznie na reagowaniu, kiedy wydarzy się coś złego. On nie czeka, aż pojawi się problem. Analizuje, gdzie może powstać luka, które procesy są zbyt swobodne i gdzie wygoda użytkownika zaczyna kolidować z bezpieczeństwem danych.

Dlatego tam, gdzie inni widzą zwykłą drukarkę, on widzi coś więcej – potencjalne miejsce ataku hakera.

I właśnie od takiego spojrzenia zaczyna się cała droga – nie od paniki, ale od świadomości, że bezpieczeństwo firmy buduje się także w tych miejscach, które przez lata uchodziły za zbyt oczywiste, by się nimi przejmować.

Gdzie naprawdę pojawia się ryzyko? 

Największym problemem nie jest spektakularny atak hakerów rodem z filmów. Ryzyko najczęściej pojawia się w codziennych, powtarzalnych sytuacjach, które w biurze traktuje się jako coś zupełnie normalnego.

• • Dokument wysłany do drukarki i pozostawiony na tacy odbiorczej, bo „zaraz ktoś po niego podejdzie”. 

• • Skan wysłany na e-mail, tylko że… nie na ten adres, co trzeba. 

• • Urządzenie dostępne dla wszystkich, bez logowania i bez przypisania operacji do konkretnego użytkownika.

• • Do tego dochodzą kwestie mniej widoczne na pierwszy rzut oka: otwarte usługi sieciowe, 

• • zbyt szeroki dostęp do funkcji urządzenia 

• • czy brak kontroli nad tym, kto i w jaki sposób korzysta z drukarki.

To drobne rzeczy, które łatwo zignorować – a jednocześnie dokładnie te miejsca, w których najczęściej dochodzi do utraty kontroli nad danymi.

Największy błąd: traktowanie drukarki jako „dodatku”

Drukarka nadal bywa traktowana jak urządzenie pomocnicze – coś stojącego obok właściwej infrastruktury, a nie jej pełnoprawna część. Ma działać, drukować, skanować i nie sprawiać problemów. I często dopóki to robi, nikt nie zadaje sobie pytań o bezpieczeństwo.

W efekcie urządzenie bardzo często funkcjonuje poza polityką bezpieczeństwa firmy. Nie jest objęte tym samym poziomem kontroli co komputery, serwery czy stacje robocze. Nie zawsze ma właściwie ustawione uprawnienia, nie zawsze rejestruje działania użytkowników, nie zawsze jest sensownie wpięte w firmowe środowisko IT.

Najczęściej brakuje trzech rzeczy:

• • kontroli użytkowników, czyli jasnej odpowiedzi na pytanie, kto może drukować, skanować i korzystać z określonych funkcji,

• • logów, które pozwalają sprawdzić, co wydarzyło się na urządzeniu i kto wykonał daną operację,

• • integracji z IT, dzięki której drukarka działa według tych samych zasad co reszta infrastruktury.

I tu zaczyna się droga Samuraja IT

Zrozumienie problemu to dopiero pierwszy krok. Świadomość, że drukarka jest elementem infrastruktury IT i może wpływać na bezpieczeństwo danych, zmienia sposób patrzenia na całe środowisko pracy. Ale sama wiedza nie wystarczy.

Trzeba przejść od obserwacji do działania: 

• • odpowiednio skonfigurować urządzenia,

• • ograniczyć dostęp, 

• • wprowadzić zasady korzystania, 

• • zadbać o monitoring i spójność z polityką bezpieczeństwa firmy. 

W praktyce oznacza to m.in. hardening urządzeń, kontrolę użytkowników, analizę logów i dopasowanie ustawień do realnych procesów w organizacji.

Problem w tym, że środowisko IT nie jest statyczne. Zagrożenia się zmieniają, pojawiają się nowe scenariusze ataków, a sposób pracy z dokumentami stale ewoluuje. Dlatego nie ma jednego „ustawienia”, które rozwiązuje wszystko raz na zawsze.

Samuraj IT nie kończy tej drogi. On się na niej rozwija.

Uczy się, dostosowuje, reaguje na zmiany i buduje środowisko, które jest nie tylko wydajne, ale też odporne na błędy i zagrożenia. 

Zobacz, jak wygląda prawdziwa walka o bezpieczeństwo danych w firmie

Bezpieczeństwo urządzeń drukujących to obszar, który zaczyna się tam, gdzie kończy się „domyślna konfiguracja”.

Dlatego razem z Niebezpiecznikiem pokazujemy ten temat jako część szerszej serii poświęconej bezpieczeństwu urządzeń drukujących. To nie jest sucha teoria ani ogólne wskazówki. To konkretne scenariusze, praktyczne podejście i realne sytuacje, z którymi mierzą się firmy każdego dnia.

W kolejnych częściach serii o Samuraju IT zobaczysz m.in.:

• • jak wygląda hardening urządzeń krok po kroku,

• • które ustawienia mają realne znaczenie, a które są tylko „na papierze”,

• • jak ograniczyć powierzchnię ataku,

• • w jaki sposób powiązać operacje z użytkownikami i odzyskać kontrolę nad dokumentami,

• • jak budować spójne środowisko bezpieczeństwa wokół druku i skanowania.

To kolejne etapy drogi – nie jednorazowe działanie, ale proces, który rozwija się wraz z Twoją infrastrukturą.

A jeśli chcesz zadbać o bezpieczeństwo już dziś?

Nie każda firma ma czas i zasoby, żeby samodzielnie analizować wszystkie ustawienia, scenariusze i zależności. Dlatego oferujemy naszą pomoc.

W Inforoffice wspieramy firmy w:

• • doborze urządzeń dopasowanych do rzeczywistego obiegu dokumentów,

• • konfiguracji funkcji związanych z bezpieczeństwem,

• • integracji drukarek z firmowym środowiskiem IT,

• • wdrażaniu rozwiązań, które ograniczają ryzyko błędów i utraty danych.

Bez presji, bez zbędnej komplikacji – po prostu tak, żeby druk i skanowanie były nie tylko wygodne, ale też bezpieczne.

Jeśli chcesz uporządkować bezpieczeństwo druku i skanowania w swojej firmie, skontaktuj się z nami. 

FAQ – pytania o bezpieczeństwo drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych