Canon imageFORCE w urzędzie – szybkie skanowanie, obieg dokumentów i kontrola dostępu

W urzędzie urządzenie wielofunkcyjne do biura obsługuje przede wszystkim wnioski, protokoły, decyzje administracyjne i dokumenty zawierające dane osobowe. Dlatego przy doborze sprzętu dla instytucji decydują trzy parametry: wydajność skanowania dokumentów wielostronicowych, możliwość włączenia urządzenia w elektroniczny obieg dokumentów oraz kontrola tego, kto faktycznie odbiera wydruk z tacy. Rodzina Canon imageFORCE została zaprojektowana pod ten scenariusz. Oferuje skanowanie do 120 obrazów na minutę, integrację z uniFLOW Online i ma zabezpieczenia wbudowane w samo urządzenie.

Poniżej znajdziesz kryteria doboru modelu do profilu wydziału, zestawienie parametrów imageFORCE dla instytucji oraz wyjaśnienie, jak działa kontrola dostępu do wydruku i co realnie zmienia w pracy kancelarii, sekretariatu i działu IT.

Jakie urządzenie wielofunkcyjne do biura sprawdzi się w urzędzie?

Wybór zaczyna się od rodzaju przetwarzanych dokumentów, a nie od samej prędkości druku. W wydziałach obsługujących mieszkańców dominuje druk mono w formacie A4, w wydziale architektury czy geodezji pojawia się A3 i cięższe nośniki, a w biurze promocji lub biurze rady potrzebny bywa kolor. Canon imageFORCE 1643 to urządzenie A4 mono o prędkości 43 str./min, z podajnikiem na 650 arkuszy rozbudowywanym do 2300 arkuszy. Seria imageFORCE 4000 obsługuje A3 w rozdzielczości 4800 × 2400 dpi i gramaturze nośników do 300 g/m², a kolorowy imageFORCE C3026 radzi sobie dodatkowo z kopertami, etykietami, wizytówkami i papierem powlekanym, czyli materiałami, które instytucje zwykle zlecają na zewnątrz.

Każde takie urządzenie wielofunkcyjne do biura znajdziesz w dedykowanej kategorii na naszej stronie.

Poniższe zestawienie wskazujące różnice między modelami rodziny imageFORCE:

Im większy udział skanowania w codziennej pracy urzędu, tym bardziej opłaca się model z wydajniejszym podajnikiem dokumentów, nawet jeśli prędkość druku nie jest krytyczna.

Szybkie skanowanie to początek obiegu dokumentów

Skaner w urzędzie pracuje częściej niż drukarka, bo każdy dokument przychodzący trzeba zarejestrować cyfrowo. Podajnik DADF i skanowanie liczone w obrazach, a nie w kartkach, oznacza, że plik dwustronny nie wymaga drugiego przejścia przez urządzenie. Przy 120 obrazach na minutę kilkudziesięciostronicowy wniosek trafia do systemu w czasie, w którym pracownik nie musi stać przy sprzęcie.

Sama digitalizacja to jednak dopiero połowa procesu. Zeskanowany plik musi trafić w określone miejsce, zostać opisany i udostępniony właściwej osobie. Tę warstwę realizuje platforma Therefore™ Online, czyli chmurowy system klasy DMS (Document Management System), który automatyzuje obieg dokumentów, pozwala je archiwizować i wersjonować oraz wspiera zgodność z RODO. Więcej o tej warstwie znajdziesz w opisie usługi zarządzania dokumentami w firmie.

uniFLOW i kontrola dostępu do wydruku w instytucji

Kontrola dostępu do wydruku rozwiązuje najczęstszy problem urzędu – dokumenty czekające na tacy, do których dostęp ma każdy przechodzący korytarzem. W modelu druku podążającego zadanie zostaje zatrzymane na serwerze i drukuje się dopiero po uwierzytelnieniu użytkownika przy urządzeniu, kodem PIN lub kartą. Dokument z danymi osobowymi nie leży bez nadzoru, a niepobrane zadania wygasają, zamiast zamieniać się w stos makulatury.

Za tę logikę odpowiada uniFLOW Online, z którym integrują się wszystkie wymienione modele imageFORCE. System pozwala jednocześnie na:

• uwierzytelnianie użytkowników i przypisanie zadań do konkretnej osoby,
• rozliczanie wolumenu druku według wydziałów lub projektów,
• ustawienie reguł, na przykład domyślnego druku dwustronnego i mono,
• raportowanie zużycia na potrzeby budżetu i sprawozdawczości.
  
  

Warstwę techniczną domykają zabezpieczenia samego urządzenia. imageFORCE C3026 korzysta z protokołu TLS 1.3, mechanizmu McAfee Embedded Control oraz szyfrowania danych, co ma znaczenie tam, gdzie urządzenie wielofunkcyjne traktowane jest przez dział IT jak każdy inny punkt końcowy sieci. Konfigurację i wdrożenie po stronie floty opisuje usługa zarządzanie drukiem.

Koszty eksploatacji i ciągłość pracy urzędu

O kosztach w instytucji decyduje wydajność materiałów eksploatacyjnych i liczba interwencji, a nie cena zakupu. Toner Canon 1011 Black w serii imageFORCE 4000 ma wydajność do 30 000 stron przy 6% pokrycia strony, a toner urządzenia imageFORCE 1643 około 20 500 stron. W modelu kolorowym C3026 tonery C-EXV 1008 starczają do 15 500 stron (czarny) i 8 500 stron (kolory). Przy podajniku rozbudowanym do 2300 arkuszy ogranicza to liczbę przerw na uzupełnianie papieru w okresach spiętrzenia, na przykład przy terminach podatkowych czy naborach wniosków.

Drugim czynnikiem jest logistyka serwisowa. Dostawa i instalacja urządzenia realizowane są zwykle w 1–3 dni robocze od podpisania umowy, a zgłoszenie awarii obsługiwane jest z reakcją najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Dla urzędu, który nie może zatrzymać obsługi interesantów, przewidywalność tego czasu bywa ważniejsza niż pojedynczy parametr techniczny.

Dobrze dobrane urządzenie wielofunkcyjne do biura w instytucji to więc zestaw trzech decyzji: format i wydajność dopasowane do wydziału, skanowanie wpięte w obieg dokumentów oraz uwierzytelnianie użytkowników przy urządzeniu. Inforoffice, jako pierwsza w Polsce firma ze statusem Canon Business Center, prowadzi taką analizę przed doborem sprzętu. Oznacza to dostęp do zaplecza technicznego Canon i konfigurację wdrożoną razem z autoryzowanym serwisem.

FAQ