Wynajem urządzenia wielofunkcyjnego do działu księgowości to nie jest tylko wybór „jakiej drukarki potrzebujemy”. To decyzja o tym, jak szybko księgowi zaksięgują faktury, jak wygodnie będą skanować dokumenty do systemów finansowo-księgowych i jak dobrze zabezpieczone będą dane wrażliwe.
Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik: na co zwrócić uwagę przy wyborze sprzętu do księgowości oraz jak w tym kontekście wypadają konkretne modele Canon dostępne w ofercie wynajmu Inforoffice.
Na co zwrócić uwagę, wybierając urządzenie wielofunkcyjne do księgowości?
Dział księgowości ma kilka bardzo charakterystycznych potrzeb:
- Szybkie i niezawodne skanowanie dwustronne
Faktury, umowy, wyciągi bankowe – większość tych dokumentów trafia dziś do systemów ERP/DMS w formie skanów. Urządzenie musi mieć:
- ADF z dwustronnym skanowaniem w jednym przebiegu,
- wysoką prędkość skanowania (liczoną w obrazach na minutę),
- dobrą jakość (OCR czyta wyraźne skany dużo lepiej).
Przykładowo: Canon imageFORCE 1440 oraz C1333 skanują dwustronnie do ok. 100 obrazów/min – to świetny wynik jak na kompaktowe A4.
- Szybki druk mono i sensowny kolor tam, gdzie trzeba
Większość wydruków w księgowości jest czarno-biała (raporty, zestawienia, potwierdzenia). Kolor przydaje się przy raportowaniu dla zarządu, wydrukach dla klientów czy materiałach kontrolnych.
- Jeśli kolor nie jest kluczowy – warto postawić na wydajne urządzenie mono A4 lub A3,
- jeśli dział łączy funkcje księgowo-kontrolingowe – kolorowe MFP A3 będzie świetnym kompromisem.
- Bezpieczeństwo i zgodność z RODO
Księgowość przetwarza dane wrażliwe (wynagrodzenia, faktury, dane kontrahentów). Urządzenie musi:
- wspierać bezpieczny druk (Secure Print),
- mieć opcje szyfrowania dysku, kontroli dostępu, logowania użytkowników,
- umożliwiać integrację z systemami typu uniFLOW lub chmurowymi usługami Canon.
- Format papieru – A4 czy A3
- Dla czysto księgowych zastosowań często wystarcza A4,
- jeśli księgowość przygotowuje też raporty, zestawienia dla zarządu, wydruki tabel w układzie poziomym, A3 bardzo ułatwia życie.
- Koszty i model wynajmu
Wynajem zamiast zakupu to:
- brak dużego wydatku na start,
- stały miesięczny koszt (abonament + stawka za stronę),
- serwis i materiały eksploatacyjne po stronie dostawcy.
Inforoffice – jako Canon Business Center – specjalizuje się dokładnie w takim modelu współpracy z firmami.
Jakie Canon MFP wynająć do księgowości? Przegląd modeli
Canon imageFORCE 1440 – kompaktowe urządzenie A4 mono
Idealny, jeśli:
- dział księgowości jest niewielki,
- dominują wydruki i skany czarno-białe,
- ważne są: niski koszt strony, szybkość i kompaktowe wymiary.
Najważniejsze cechy:
- Druk mono do 40 str./min (A4) – wystarczająco szybko dla większości biur.
- Rozdzielczość do 1200 × 1200 dpi – wyraźne raporty, tabele, małe czcionki.
- Dwustronne skanowanie do 100 obrazów/min z ADF – świetne do faktur i dokumentów księgowych.
- Łączność: USB, LAN, Wi-Fi i Wi-Fi Direct, plus druk mobilny (AirPrint, Mopria, Canon PRINT).
- Funkcje bezpieczeństwa: Secure Print, szyfrowane PDF, kontrola dostępu.
To bardzo dobry wybór jako główne urządzenie A4 w dziale lub dodatkowy sprzęt przy biurku głównej księgowej.
Canon imageFORCE C1333 – kolorowe A4
Ten model jest naturalnym wyborem, gdy:
- księgowość przygotowuje raporty dla zarządu z wykresami,
- potrzebne są kolorowe wydruki dla klientów (np. zestawienia, oferty, rozliczenia),
- chcesz zachować format A4, ale mieć pełną funkcjonalność MFP.
Co oferuje:
- Druk kolorowy do 33 str./min i skanowanie do 100 obrazów/min.
- Rozdzielczość 1200 × 1200 dpi – czytelne tabelki, wykresy, kolorowe elementy raportów.
- Funkcje: druk, kopiowanie, skanowanie, wysyłanie, przechowywanie, opcjonalnie faks.
- Podajnik papieru do 850 arkuszy, więc rzadziej dokładacie ryzę w środku miesiąca.
- Rozbudowane funkcje bezpieczeństwa i obsługa chmury / uniFLOW Online – przydatne przy pracy zdalnej i centralnym zarządzaniu drukiem.
Jeśli Twoja księgowość łączy się z działem analiz/controllingu, C1333 jest złotym środkiem – kompakt A4, ale z kolorowym drukiem na wysokim poziomie.
Canon imageRUNNER ADVANCE DX 719i – gdy księgowość „przerabia” tysiące stron
To propozycja dla większych działów księgowości, centrów usług wspólnych (SSC), biur rachunkowych – wszędzie tam, gdzie:
- miesięczne wolumeny idą w dziesiątki tysięcy stron,
- liczy się maksymalna wydajność i niezawodność,
- potrzebna jest poważna integracja z systemami dokumentowymi.
Kluczowe parametry:
- Prędkość druku do 71 str./min (A4) – to naprawdę szybka maszyna.
- Skanowanie dwustronne do 190 obrazów/min – idealne do masowego skanowania faktur i dokumentów.
- Duża pojemność papieru – standardowo 650 arkuszy, z rozbudową do 3 200 arkuszy.
- Rozbudowane zabezpieczenia (TPM, szyfrowanie dysku, McAfee Embedded, weryfikacja systemu przy starcie).
- Możliwości wykańczania (sortowanie, grupowanie, opcjonalne zszywanie) – wygodne przy tworzeniu pakietów dokumentów dla audytu, zarządu lub klientów.
W skrócie – 719i to „kombajn” mono A4 dla księgowości, która pracuje na ogromnych wolumenach i musi mieć sprzęt klasy korporacyjnej.
Canon imageRUNNER ADVANCE C5535i II – kolorowe A3 dla księgowości i zarządu
Jeżeli księgowość:
- przygotowuje prezentacje dla zarządu, zestawienia w A3, raporty dla zewnętrznych partnerów,
- współpracuje blisko z controllingiem, finansami, marketingiem,
- potrzebuje kolorowego A3 z opcjami wykańczania dokumentów,
to warto patrzeć w stronę imageRUNNER ADVANCE C5535i II.
Dlaczego?
- 35 str./min w kolorze i mono (A4) – komfortowa prędkość dla średniego/dużego biura.
- Obsługa formatów od A6 do SRA3, gramatur do 300 g/m² – świetna do raportów, broszur, materiałów dla zarządu.
- Rozdzielczość do 1200 × 1200 dpi – bardzo dobra jakość druku kolorowych tabel i wykresów.
- Zaawansowane zabezpieczenia (Secure Print, watermark, Forced Hold Printing).
- Opcjonalne wykańczanie: zszywanie, dziurkowanie, broszury – możesz tworzyć kompletne pakiety raportowe bezpośrednio z urządzenia.
To idealne urządzenie wielofunkcyjne dla firm, w których dział księgowości jest częścią szerszego działu finansów, a drukarka ma zasilać również zarząd, controlling czy HR.
Dlaczego wynajmować z Inforoffice?
Wspólnym mianownikiem wszystkich czterech urządzeń jest to, że:
- pochodzą z oferty Canon,
- są dostępne w wynajmie i obsłudze serwisowej w Inforoffice – Canon Business Center (Warszawa, Lublin, Siedlce),
- Inforoffice specjalizuje się w rozwiązaniach do druku i obiegu dokumentów dla biznesu – od doboru sprzętu, przez wdrożenie, po serwis.
W praktyce oznacza to:
- dobór odpowiedniego modelu drukarki pod konkretne procesy księgowe,
- umowę wynajmu dopasowaną do wolumenów (stawka za stronę, serwis, materiały),
- wsparcie przy integracji z systemami (ERP, DMS, workflow, chmura),
- odciążenie działu księgowości i IT od tematów „toner, błąd, serwis”.
