Papierowe teczki, dziesiątki folderów na serwerze, „ostatnia wersja_final_ostateczna_v3.docx” na dyskach pracowników… Brzmi znajomo? W wielu firmach właśnie tak wygląda codzienność pracy z dokumentami. Traci się czas, rośnie ryzyko błędów, a temat bezpieczeństwa danych i zgodności z przepisami zaczyna budzić coraz większy niepokój.
Dlatego Canon stworzył Therefore™ – nowoczesne oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS) i treścią biznesową, które pomaga nad tym chaosem zapanować. System pozwala zbudować centralne, bezpieczne repozytorium dokumentów, zautomatyzować obiegi i zapewnić pracownikom szybki dostęp do informacji – z biura, z domu i z terenu.
Czym właściwie jest Therefore™?
Najprościej: Therefore™ to platforma do zarządzania informacją w firmie. Łączy w jednym środowisku:
- przechwytywanie dokumentów (papierowych i cyfrowych),
- ich bezpieczne przechowywanie,
- zaawansowane wyszukiwanie,
- automatyzację obiegów (workflow),
- kontrolę dostępu i raportowanie.
Możesz uruchomić ją:
- lokalnie – na własnym serwerze, z pełną kontrolą nad bezpieczeństwem, pojemnością i polityką przechowywania,
- albo w modelu chmurowym – Therefore™ Online – jako usługę SaaS, bez konieczności zarządzania infrastrukturą IT, hostowaną na platformie Microsoft Azure.
W obu wariantach użytkownik dostaje te same kluczowe funkcje – różni się tylko sposób dostarczenia rozwiązania.
Porządek w dokumentach i pełna kontrola
Therefore™ zastępuje rozsypane po firmie foldery i dyski jednym, centralnym repozytorium. Każdy dokument ma swoje miejsce, jest opisany metadanymi (kontrahent, numer faktury, dział, projekt itd.) i objęty odpowiednimi regułami przechowywania.
Administrator może:
- definiować uprawnienia na poziomie ról, działów i atrybutów (kto widzi co, kto może edytować, kto tylko odczytywać),
- ustalać polityki retencji – jak długo dokumenty mają być przechowywane i co dzieje się z nimi po tym czasie,
- budować audytowalność – kto, kiedy, co otworzył, zmienił, zatwierdził.
To nie tylko wygoda, ale też wsparcie w obszarze bezpieczeństwa danych i zgodności z regulacjami (np. RODO).
Automatyzacja obiegu dokumentów
Sercem systemu jest zaawansowany silnik workflow. Dzięki niemu można zaprojektować i zautomatyzować obiegi, które do tej pory były realizowane mailem, w Excelu albo papierowo. Przykładowe procesy:
- obieg faktur kosztowych – od rejestracji, przez opis i akceptację, po przekazanie danych do systemu finansowo-księgowego,
- obieg umów – przygotowanie, akceptacja prawna, podpisy, archiwizacja, monitorowanie terminów,
- wnioski pracownicze – urlopy, delegacje, środki trwałe, zakupy,
- obsługa korespondencji przychodzącej – skan, klasyfikacja, przypisanie do działu, terminy odpowiedzi.
System sam przypomina o zadaniach, przekazuje sprawy do kolejnych osób w łańcuchu decyzyjnym i dba o to, żeby żaden dokument „nie zginął w szufladzie”.
Inteligentne przechwytywanie danych (w tym faktur)
Therefore™ posiada moduły inteligentnego przechwytywania treści, w tym nowoczesne rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji.
Co to daje w praktyce?
- faktury mogą być automatycznie odczytywane i indeksowane bez ręcznego przepisywania danych,
- system rozpoznaje kluczowe pola (kontrahent, kwota, pozycje, terminy),
- dokumenty są od razu kierowane do odpowiedniego obiegu, a dane mogą być przekazywane do innych systemów (np. ERP).
Mniej powtarzalnej pracy administracyjnej, mniej błędów, szybszy czas obsługi dokumentów.
Dostęp do informacji z dowolnego miejsca
Model pracy hybrydowej stał się normą – Therefore™ jest na to gotowy.
- Therefore™ Go – aplikacja mobilna na Android i iOS – umożliwia pracownikom przeglądanie dokumentów, zatwierdzanie zadań i inicjowanie procesów z telefonu lub tabletu.
- Portal Therefore™ pozwala w bezpieczny sposób udostępniać dokumenty kontrahentom, klientom czy partnerom – w trybie tylko do odczytu, z możliwością pobierania. Portal można osadzić w stronie firmowej i dopasować graficznie do identyfikacji marki.
Dzięki temu obiegi nie zatrzymują się, gdy ktoś pracuje z domu lub jest w delegacji.
Integracja z istniejącym środowiskiem IT
Therefore™ nie zastępuje Twoich systemów – łączy się z nimi.
- integracja z urządzeniami wielofunkcyjnymi Canon (np. imageRUNNER ADVANCE / DX) oraz skanerami sieciowymi – skanowanie „na jeden przycisk” bezpośrednio do workflow,
- uniwersalne łącza i konektory (universal connector, REST API), które pozwalają zintegrować się z ERP, CRM czy systemami branżowymi,
- możliwość automatycznego pobierania i wysyłania danych do baz oraz systemów zewnętrznych w ramach przepływu pracy.
Efekt? Jeden spójny ekosystem informacji zamiast kilku oderwanych od siebie „wysp”.
Lokalnie czy w chmurze? Ty wybierasz
Canon oferuje dwa główne modele wdrożenia:
- Rozwiązanie lokalne (on-premise)
- pełna kontrola nad serwerami, zabezpieczeniami i retencją,
- rozwiązanie preferowane tam, gdzie polityka IT lub przepisy wymagają trzymania danych „u siebie”,
- możliwość ścisłego dostosowania do specyficznych wymagań działu IT.
- Therefore™ Online – system w chmurze
- w pełni zarządzana usługa SaaS w infrastrukturze Microsoft Azure,
- skalowalność (łatwe dodawanie użytkowników i aplikacji),
- brak konieczności utrzymania własnych serwerów, aktualizacji i kopii zapasowych,
- dostęp z dowolnego miejsca i urządzenia, z zachowaniem wysokich standardów bezpieczeństwa.
Dla wielu firm idealnym scenariuszem jest start w chmurze, a następnie – w razie potrzeby – łączenie z innymi systemami w modelu hybrydowym.
Dlaczego wdrażać Therefore™ z Inforoffice?
Sam system to jedno. Kluczem do sukcesu jest partner wdrożeniowy, który zna zarówno technologię, jak i realne procesy w polskich firmach.
Inforoffice:
- jest autoryzowanym partnerem Canon oraz pierwszym certyfikowanym Canon Business Center w Polsce,
- specjalizuje się w budowaniu kompleksowych środowisk pracy – od urządzeń drukujących, przez systemy obiegu dokumentów, po bezpieczeństwo danych,
- łączy kompetencje w obszarze sprzętu Canon (drukarki, MFP, skanery) z doświadczeniem w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań DMS i automatyzacji procesów.
Co to oznacza dla Ciebie w praktyce?
- analizę potrzeb i audyt obecnych procesów,
- zaprojektowanie workflow pod realne scenariusze – zamiast „pudełkowego” wdrożenia,
- konfigurację Therefore™ (on-premise lub Online), integrację z urządzeniami i systemami,
- szkolenia dla użytkowników i administratorów,
- ciągłe wsparcie i rozwój rozwiązania wraz z rozwojem firmy.
Jeśli myślisz o prawdziwej cyfrowej transformacji w obszarze dokumentów – połączenie Therefore™ + Inforoffice daje gotowy ekosystem: od skanowania, przez obieg, po archiwizację i raportowanie.
